A matriz de Eisenhower é muito conhecida e consiste em uma tabela separada por quatro quadrantes. E nesses quadrantes você consegue classificar o que é urgente, o que não é urgente, o que é importante e o que não é importante. Então se você está com coisas para fazer hoje, essa semana, esse mês ou esse ano, utilize essa matriz. O fato é: o que é urgente você precisa fazer agora, não dá para deixar para depois. E quando eu digo “agora”, eu quero dizer “de manhã”, e eu já vou explicar o porquê, mas já vou adiantar e dizer que é de manhã que o nosso cérebro costuma funcionar melhor. Alguns dizem que preferem trabalhar à noite e isso pode ser um perigo, eu vou falar um pouco mais disso também. Mas o que você precisa saber de imediato? Que o que você considera que é importante no dia de hoje é necessário fazer agora.
E aquilo que é importante mas não é urgente? Essas coisas você pode “agendar”. Como assim? Tem coisa que é importante mas não é urgente? Claro! Ler um livro, por exemplo, é importante, mas você não precisa ler agora, você pode agendar para o mês que vem, por exemplo. Agora o que é urgente você faz agora. Por exemplo: existe um prazo apertado na faculdade e você precisa entregar um trabalho importante. Dê prioridade a isso. Não espere e faça agora. Mas se for alguma coisa importante que não for urgente e ninguém vai morrer, você pode agendar.
O quadrante não importante terá coisas que não são importantes mas são urgentes, e nesse caso você delega. Se tem uma coisa que eu pratico é delegar. O que eu tenho delegado de ações importantes e até não importantes com a minha equipe é muita coisa. Na matriz está dizendo para delegar só o que não é importante, mas eu entendo que a gente pode delegar coisas importantes também para a nossa equipe, tudo bem? Eu acredito fortemente nisso e pratico isso. Por exemplo, na minha empresa nós temos clientes estratégicos que eu delego para a minha equipe. Tem reuniões que eu poderia até ir, mas não vou, justamente para gerar confiança. Eu deixo a equipe fazer. E eu espero o resultado além de me colocar à disposição. Então, segundo a matriz, você deveria delegar coisas urgentes mas não importantes, porém eu delego todas as coisas desde que eu tenha pessoas que estão capacitadas para fazer e que eu confio que podem fazer até melhor do que eu.
Este último quadrante é um dos mais importantes. Eu diria que o quadrante do que é importante e urgente juntamente com esse quadrante das coisas não importantes e não urgentes são os mais importantes. O que você não considera importante nem urgente, jogue no lixo e elimine. Faça isso hoje. Quer um exemplo? Passar duas horas vendo televisão à noite não é urgente e não é importante, então deveria estar no lixo. Principalmente noticiários que entregam notícias negativas. Existe um livro chamado “Abundância” (DIAMANDIS; KOTLER, 2019) que é muito legal e fala sobre tecnologia e inovação. Nesse livro tem um estudo que conclui que mais de 90% das notícias em qualquer meio de comunicação são negativas, pois eles usam essas notícias negativas como instrumento para chamar atenção. O nosso cérebro procura notícias negativas. Eu costumo citar que se você está em casa com a TV ligada na Globo, por exemplo, e ouve aquela vinheta de notícia urgente, você para tudo o que está fazendo para prestar atenção, porque o seu cérebro considera que você pode ouvir alguma coisa importante. Geralmente não tem importância nenhuma. Eu pratico isso há anos. Quase não vejo televisão a não ser em raras exceções. Mas por que isso? Porque se realmente tiver alguma notícia importante que passou no noticiário, essa mesma notícia vai bater na sua porta. Você vai ficar sabendo uma hora ou outra. O livro “Abundância” (DIAMANDIS; KOTLER, 2019) fala disso.
Voltando ao assunto, se você tem esse hábito de assistir todos os dias televisão, jogue no lixo. Não é importante e não é urgente, então elimine. Se você vê séries todo final de semana, pare de fazer isso toda semana e comece a intercalar. Eu sugiro que em um final de semana você leia um livro ou faça algo produtivo e no outro final de semana você veja suas séries. Trazendo para o trabalho, eu ajudo empresas a eliminar coisas, cortar custos, cortar processos etc. – a gente fala bastante do Lean, né? Nós ganhamos projetos incríveis eliminando o que não faz falta. Então você pode fazer isso na sua empresa e na sua vida.
Também é importante você lembrar do Pareto (80/20), é uma “regra” que diz que 20% do que você faz traz 80% do resultado, 20% dos clientes de uma empresa trazem 80% do faturamento e assim por diante. Essa técnica é muito conhecida. Vilfredo Pareto, lá em 1700 e alguma coisa, teve essa sacada: ele viu que 20% da população detinha 80% da renda. A regra 80/20 mudou a minha vida porque me ensinou a priorizar. Eu priorizo as ações que trazem mais resultado e o que não traz eu jogo no lixo ou agendo. Isso é muito importante.
No livro “Sem esforço”, Greg McKeown (2021) destaca que precisamos gastar energia nas coisas certas porque o cérebro tem energia limitada. A gente acorda de manhã com uma quantidade ‘x’ de energia e de noite acaba – isso é normal.
Nós temos em média 6 mil pensamentos por dia e tomamos 35 mil decisões por dia.
Então perceba: se você gasta energia em coisas que não trazem resultado, você vai acabar jogando a sua energia no lixo porque ela é limitada.
E agora falando sobre priorização, eu vou passar para você o seguinte pensamento que eu também uso como reflexão no meu programa de Mentoria para Executivos: nós conseguimos viver no máximo três minutos sem oxigênio senão a gente morre. Mas a gente consegue ficar três dias sem água e três semanas sem comida. A minha pergunta para você é: qual o seu oxigênio hoje? Lembra da matriz? O que você precisa fazer hoje e não pode adiar para amanhã? O que é a sua água e você pode adiar para os próximos três dias? E qual é a sua comida que você pode ficar três semanas sem fazer?
Concluindo aqui então, o nosso cérebro começa o dia com muita energia. Aproveite e priorize as coisas mais importantes. No livro “A única coisa”, Gary W. Keller e Jay Papasan (2021) apresentam um estudo muito importante feito com juízes que decidiam libertar pessoas na cadeia com habeas corpus. Os pesquisadores observaram os horários mais propensos para a decisão dos juízes ser mais favorável ao réu. No começo das manhãs o juiz geralmente concedia mais resultados positivos a favor do réu e no fim da manhã, quando ele já estava cansado, ele começava a ceder menos. Após o almoço e depois do descanso, ele começava a ceder mais positivamente novamente porque ele já estava descansado, e isso durava até o final da tarde, quando o juiz já estava mais cansado novamente e por isso estava propenso a negar com mais frequência. Essa pesquisa foi feita com vários juízes e concluiu que o nosso cérebro realmente tem um desgaste ao longo do dia. Por isso, faça primeiro o mais importante. Você pode pensar: “ah, mas de manhã eu sou pouco produtivo” – engano seu. De manhã somos mais produtivos. Você pode ter se acostumado a usar a manhã como um horário de descanso, mas esse é o papel da noite.
O livro “Mente afiada” (GUPTA, 2022) mostra que precisamos dormir de sete a oito horas por noite, e de preferência ter como meta às 21h ou 22h da noite no máximo. Por quê? Porque o nosso cérebro precisa do sono para limpar as impurezas e pegar a memória de curto prazo adquirida no dia e jogar para a memória de longo prazo. O corpo se limpa e o cérebro descansa um pouco. Não significa que ele não trabalha à noite, mas ele trabalha fazendo coisas boas para protegê-lo de doenças. Então quem acha que não precisa dormir à noite pode ter problemas futuramente, se é que já não tem atualmente.
Então se nós tivermos uma boa noite de sono, nosso cérebro começará cheio de energia. Comece a produzir a partir daí, tenha mais confiança, otimismo e entregue resultado, porque isso só vai reforçar as suas capacidades e a sua autoestima. Geralmente, as pessoas que dormem bem à noite tendem a estar mais felizes, produtivas e otimistas porque à noite, enquanto estamos dormindo, o nosso corpo aproveita o horário de descanso para trabalhar no nosso metabolismo, então tudo está conectado. Quando você faz alguma coisa importante de manhã você fica orgulhoso de você. Se você faz alguma coisa boa de manhã você fica feliz.
Pratique estas dicas e até a próxima!
